Budżet projektu - od czego zacząć?

Na początek drobna uwaga. Istnieje wiele metod wyceniania kosztów realizacji projektów, strona ta nie ma na celu ich porównywania czy polemizowania z nimi. Skupiamy się tu na przedstawieniu najważniejszych rzeczy, które powinny pomóc Ci oszacować koszt realizacji Projektu. Zakładamy, że nie masz w tym doświadczenia i nie wiesz czy otrzymana właśnie wycena na 25000 to dużo czy mało... a może w sam raz.

Szacowanie budżetu projektu rozpocznij od wyliczenia dwóch rzeczy:

  • Zysków lub oszczędności, jakie osiągniesz po uruchomieniu projektu/aplikacji
  • Strat, jakie poniesiesz przy opóźnieniu wdrożenia projektu/aplikacji

Powyższe wyliczenia przenieś do pliku, nad którym będzie można dalej pracować i który finalnie przerodzi się w raport uzasadnienia realizacji projektu tzw. Business Case (BC)
Według definicji książkowej BC jest dokumentem mającym na celu przekonanie kadry zarządczej do realizacji danego projektu. Bazując na naszym doświadczeniu, radzimy wszystkim firmom przeprowadzanie tego typu analiz przedwdrożeniowych. Nie zajmują one dużo czasu, a dają bardzo dobry pogląd na to czy warto i jak szybko należy dany projekt realizować.

Sam Business Case, oprócz wyliczeń finansowych ma na celu odpowiedzieć także na pytania:

  • Czy dane przedsięwzięcie jest potrzebne?
  • Jaki jest zakres projektu?
  • Jakie są dostępne opcje, którą należy wybrać lub odrzucić?
  • Jakie jest ryzyko związane z realizacją projektu?
  • Jaki wpływ na biznes będzie miała decyzja o niewprowadzeniu projektu?
  • Kiedy mogą być wykorzystywane nowe rozwiązania?

Jeśli kompletnie nie wiesz jak wyliczyć zysk z wprowadzanego rozwiązania, nie tresuj się. Na początku to przeważnie zawsze wydaje się niemożliwe do oszacowania :) Pomyśl przez chwilę, co zyskasz lub zaoszczędzisz przy wprowadzanym projekcie? Jaką wartość dodaną i na jaką konkretną potrzebę odpowiedzią będzie realizowany projekt?


Przykładowo: Twoi pracownicy rozliczani są z roboczogodzin, jakie poświęcili na realizowanie poszczególnych zadań. Raporty przygotowują kierownicy działów i zajmuje im to średnio 1 dzień. Masz 5 kierowników, czyli w miesiącu Twoja firma poświęca na to 5 dni. Następnie bierzesz średnią stawkę pracy kierownika i voila. Właśnie wyliczyłeś ile zaoszczędzisz, wprowadzając do firmy narzędzie, którym pracownicy będą wpisywać poświęcony na poszczególne zadania czas, a aplikacja to zliczy i w czasie rzeczywistym przygotuje dla Ciebie raport i odpowiednie zestawienia.

Tego typu przykładów można przytoczyć więcej, jesteśmy jednak przekonani, że już wiesz, o co w tym wszystkim chodzi i jak do tego się zabrać. Pamiętaj, jeśli utkniesz na dobre, zawsze możesz skontaktować się z nami, być może nasze spojrzenie z zewnątrz pomoże ruszyć we właściwym kierunku i przygotować dobry business case. Oczywiście wszelka nasza korespondencja pozostaje korespondencją między nami i jest traktowana, jako poufna.

Nie przejmuj się też, jeśli raport uzasadnienia biznesowego będzie wskazywał na nieopłacalność realizacji projektu. Stanowczo odradzamy podejścia, gdzie wyliczenia finansowe, czy odpowiedzi na pytania są naginane, tak żeby uzasadnić realizację danego projektu. Przy większych inwestycjach wskazane jest, żeby sam raport uzyskał akceptację osoby sceptycznie nastawionej :). Jeśli BC wskaże na nieopłacalność realizacji projektu to jest to jego sukces a nie porażka. Pomyśl ile pieniędzy właśnie zostało zaoszczędzone w Twojej firmie...

Podawanie ceny, jaką chcemy zapłacić

Tak, to bardzo delikatna sprawa. Decyzję o tym czy podawać firmie informatycznej zawsze pozostawiamy klientom. Na pewno nie powinno się podawać ceny jaką chcemy zapłacić, jeśli całkowicie nie mamy rozeznania ile realizacja aplikacji internetowej może kosztować. Jeśli jednak możemy i potrafimy określić rząd wielkości, jaki chcemy przeznaczyć na budowę aplikacji, wtedy warto rozważyć takie podejście.

Poniżej przedstawię dwa argumenty, które być może przekonają Cię do rozpatrzenia takiej formy wysłania zapytania ofertowego:

  • Podając szacunkową cenę realizacji projektu oszczędzasz czas. Otrzymasz odpowiedzi od firm zainteresowanych realizacją w zadanym budżecie.
  • Firma informatyczna od razu będzie mogła dobrać rozwiązanie, które najlepiej spełni Twoje oczekiwania w oczekiwanym przez Ciebie budżecie

Na koniec jeszcze raz przypomnę. Decyzję czy podawać szacunkową cenę, jaką chcemy zapłacić za realizację projektu pozostawiamy w gestii klientów i jej podanie lub nie, nie uzależnia prowadzenia negocjacji czy przygotowania oferty z naszej strony. Nigdy nie należy podawać ceny, jeśli nie ma się wiedzy ile dana rzecz może kosztować.


PowrótZobacz, na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy IT

Chcesz zbudować świetną aplikację internetową?

Skontaktuj się z nami!